Hubungan perusahaan dengan publik internal sama pentingnya dengan publik eksternal. Namun seringkali program internal PR tidak dibuat serius sehingga jatuhnya generik, nyaris tanpa kreativitas. Putra Sampoerna Foundation mematahkan kebiasaan itu dengan merancang program “Fun(d) Nation” yang fun dan efektif. Seperti apa? Bagaimana hasilnya?
Dengan lebih kurang 1.000 karyawan yang terpencar-pencar di beberapa lokasi, masuk akal bukan, kalau kebanyakan karyawan Putra Sampoerna Foundation (PSF) itu tidak saling mengenal satu sama lain? Padahal, seperti banyak kita percayai, perusahaan yang berhasil adalah perusahaan yang di dalamnya terdapat hubungan kerja yang baik, baik antar sesama karyawan, maupun karyawan dengan atasannya.
Dan seperti dikatakan oleh Frank Jefkins dalam bukunya, “Public Relations”, hubungan publik internal sama pentingnya dengan hubungan publik eksternal, karena kedua bentuk hubungan tersebut diumpamakan sebagai kedua sisi mata uang yang memiliki arti sama dan saling terkait satu sama lain. Komunikasi yang dilakukan internal PR sangat penting dalam penyelesaian dan mengatasi permasalahan atau kesalahaman komunikasi yang acap terjadi dalam hubungan internal perusahaan.Maklum saja, tidak jelasnya informasi yang didapat karyawan, seringkali menjadi penyebab timbulnya ketidakharmonisan dalam sistem kerja. Banyaknya variasi kerja, latar belakang pendidikan yang bermacam-macam, adanya spesialisasi kerja dan beraneka tingkat ataupun level kerja karyawan, menciptakan potensi kesalahpahamam di dalam diri karyawan yang berbeda untuk pesan yang sama.
Untuk mencapai visi dan misi perusahaan—agar sesuai dengan yang diharapkan, seluruh awak perusahaan perlu menciptakan gerak langkah bersama.
Untuk objektif serupa itulah, pada akhir November lalu (tulisan ini dibuat tahun 2014) Cultural Development Unit (CDU) PSF bekerjasama dengan Divisi Human Resources (HR)-nya menyelenggarakan program “Fun(d) Nation”, event akhir tahun untuk seluruh karyawan. “Maksudnya memang untuk mengakrabkan seluruh karyawan yang jumlahnya lebih dari 1.000 orang. Bagaimana caranya agar masing-masing punya bonding karena inilah yag sangat susah didapatkan,” jelas Sandra Darmosumarto, PR Manager PSF.
Maklum saja, tambahnya, ke-1.000 karyawan itu terpencar di beberapa unit kantor yang lokasinya terpisah-pisah. Ada yang sehari-hari di PSF pusat (Jl, Jenderal Sudirman, Jakarta), di Akademi Siswa Bangsa Internasional (ASBI) dan ada pula yang di Universitas Siswa Bangsa Internasional (USBI). Bahkan pada karyawan yang berkerja di satu lokasi kantor pun, bisa jadi jarang terjadi pertemuan karena banyak di antara mereka yang seringkali harus pergi dinas ke luar kota.
Event end year employee tahun ini memang sangat berbeda dengan model-model event tahun sebelumnya yang cenderung sekadar kumpul-kumpul dan pesta. Menurut Sandra, model kumpul-kumpul seperti itu kurang efektif untuk menjalin bonding antar karyawan karena pada akhirnya hanya orang itu-itu juga yang berperan, ditambah acara hanya berlangsung selama satu hari.
Pemrakarsa kegiatan tersebut adalah Sendy Widjaja, head cultural development unit, yang selain ingin menciptakan bonding antar karyawan juga memiliki kepentingan untuk menanamkan value-value perusahaan yang sudah ditanamkan sebagai kredo oleh pendirinya, Putra Sampoerna. 
Maka “Fun(d) Nation” kemudian dirancang sebagai sebuah event kreatif yang melibatkan semua karyawan dalam kelompok-kelompok yang tercampur baur dari semua departemen. Dipisah dalam sembilan tim, setiap tim berisi lebih kurang 40 orang karyawan dari berbagai divisi dan level organisasi. Jadi pada setiap tim selalu terdapat seorang BOD (board of Director), seorang atau dua orang team leader yang sehari-hari berada pada level manager dan memiliki kemampuan managing people, official biasa, sampai level terendah semacam office boy (OB). “Member tim dari departemen yang berbeda-beda sehingga—terpaksa—saling kenal dan bekerjasama,” Sandra terkekeh ketika menyebut kata “terpaksa”. Terus terang ia mengaku, tanpa cara seperti ini kemungkinan besar ia akan tidak kenal dengan teman-temannya yang berkantor di USBI atau ASBI.
Bukan hanya untuk menjalin ikatan batin antarkaryawan, program internal PR ini juga dimaksudkan untuk menanamkan nilai-nilai (credo) perusahaan yang diciptakan pendirinya Putra Sampoerna. Secara taktis, penanaman sembilan filosofi dan culture perusahaan ini diterapkan sebagai nama sembilan tim yang terbentuk. Masing-masing adalah pertama tim profesional leadership & management; kedua tim objective & fair; ketiga teamwork & accountability; keempat, achieve full potential, dan kelima, the three hands. Lalu keenam, fiduciary responsibility to our shareholders; ketujuh, a good neighbour & corporate citizen; delapan, committed to nation building, dan terakhir, forward looking; “a company for tomorrow”.
Objective lain langsung merujuk pada judul event,“Fun(d) Nation” yaitu penggalangan dana. “Dengan dasar pemikiran bahwa kita sendiri merupakan institusi bisnis sosial, tapi kita sendiri hampir tidak pernah menggalang dana untuk programnya, maka tahun ini tim HR (human resources) sengaja membuat tema fun(d) nation,” papar Sandra.
Senyampang penanaman nilai khusus PSF –leadership, entrepreunership dan social responsibility—kepada para siswanya, lanjut Sandra, manajemen ingin agar para karyawan juga memahami, dan menerapkan ketiga pilar tersebut, serta percaya dan yakin terhadap kredo Sampoerna. Dan kegiatan penggalangan dana dipandang tepat sebagai semacam ‘laboratorium’ untuk praktik ketiga nilai tersebut karena di sana terdapat unsur kepemimpinan, kewirausahaan dan kepekaan sosial.
Apa yang kemudian dilakukan oleh tim itu? Sesuai tajuk event, selama kurun dua minggu, mereka harus mencari dana untuk disumbangkan pada dua jenis ‘produk’ filantrophy milik PSF yaitu Save the Teen dan Bait al Kamil.
Save the Teenmerupakan kampanye penggalangan dana inisiatif PSF yang dimulai sejak 2009. Tujuannya untuk mengajak setiap individu dan perusahaan yang peduli untuk menyalurkan bantuan finansial kepada generasi muda berprestasi dan berkarakter yang akan menjadi calon pemimpin bangsa di masa depan. Anak-anak terpilih dari kalangan kurang mampu (keluarga prasejahtera) itu nantinya akan diberikan beasiswa untuk bersekolah di ASBI.
Sejak dimulai, program ini telah berhasil menggandeng mitra-mitra yang turut berfungsi sebagai agen perubahan dalam memajukan pendidikan di Indonesia. Untuk mereka, team dari Save a Teen membuat program atau mekanisme penggalangan dana yang disesuaikan dengan model bisnis para mitra yang bisa dilakukan melalui beragam jalur. Misalnya donasi online, pengisian lembar komitmen atau melalui program-program ritel menarik dari mitra pendukung.
Sementara Bait al Kamil adalah mitra strategis yayasan PSF yang bertindak sebagai penyalur zakat dai Badan Amil Zakat Nasional (BAZNAS). Melalui kemitraan ini, PSF menjadi lembaga swadaya masyarakat (LSM) sekuler pertama dan satu-satunya di Indonesia yang telah mendapatkan sertifikat dan ijin resmi dalam pengelolaan zakat, wakaf, infak sedekah serta dana kemanusiaan. “Jadi dari awal program ini memang sudah dirancang terintegrasi dengan core product perusahaan,” tandas Sandra.
Nah, yang menarik dari event “Fun(d) Nation” adalah eksekusinya. Sejak diumumkan oleh departemen HR seminggu sebelumnya, setiap regu dipersilakan merancang program sekreatif dan semenarik mungkin untuk penggalangan dana. Maka muncullah berbagai ide kreatif yang kadang-kadang mengejutkan dari berbagai tim.
Tim community yang dikomandani Sandra misalnya, membuat program “Hug Indonate” yang terinspirasi dari program kissing booth fundraising. Jadi tiap kali berhasil memeluk target, ‘korban’ harus membayar pelukan itu dengan harga tertentu. Maka jadilah selama dua minggu itu, setiap sudut kantor dan area PSF, ASBI serta USBI serupa panggung teatrikal yang menyuguhkan adegan pelukan kejutan antar karyawan di mana-mana.
Panggung ini bahkan mereka luaskan sampai ke luar ekosistem, yakni pada occasion tengah bulanan “Car Free Day” di sepanjang Jalan Sudirman. Layaknya sebuah aktivasi yang serius, Sandra dan kawan-kawan juga menyusun sebuah struktur organisasi yang selain dihuni para eksekutor juga memiliki unsur tim sales. Dengan penampilan semenarik mungkin, para ‘penjual’ ini bertugas mewartakan kegiatan mereka kepada audience terbuka. Jika korban tidak bersedia ‘membeli pelukan’ itu, mereka memberi alternatif untuk membeli pembatas buku (bookmark) dengan lima desain menarik yang bercerita tentang kegiatan “Save the Teen”.
“Tapi kebanyakan mau, sih. Bagi grup kami, aktivitas ini sekaligus merupakan kesempatan bagus untuk mengenalkan kepada masyarakat dan menimbulkan WOM (word of mouth) bahwa kami punya Save the Teen. Selama ini orang sudah aware terhadap program-program yang dimiliki organisasi semacam WWF (World Wildlife Fund), tapi jarang yang tahu program kita,” jelas Sandra panjang lebar. Tidak mengecewakan, selama dua minggu “Hug Indonate” berhasil mengumpulkan dana lebih dari Rp 2 juta.
Program penjualan bookmark juga mereka jalankan dengan serius. Seorang desainer grafis yang kebetulan menjadi salah satu member tim Sandra merancang pembatas buku yang unik dan mampu bercerita secara menarik mengenai Save the Teen, program ‘ritel’ PSF yang memberikan akses pendidikan kepada anak-anak kurang mampu. Ada lima serial yang mereka keluarkan, dan masing-masing mengandung kutipan kalimat bijak seputar pendidikan. Selain dijual dalam lingkup komunitas dalam dan event spesial Car free Day, produk itu juga mereka tawarkan kepada publik melalui berbagai media sosial: Path, Twitter dan Facebook.
Kelompok lain ada yang berinisiatif mengadakan program nonton bareng film premier. Dengan tiket seharga Rp 100.000 (harga normal Rp50.000), selain menikmati film premier, donatur juga diberi kesempatan untuk foto bersama artis pendukung. Untuk kepentingan ini, sudah tentu mereka harus bekerjasama dengan panitia penyelenggara.
Semua unsur perusahaan berperan dan ingin berkontribusi. Anak-anak muda idealis yang memiliki potensi, berlomba-lomba menampilkan kemampuannya untuk ‘dijual’. Sandra yang suka memasak sampai jualan brownies. Karyawan yang hobi memotret, beraksi sebagai candid cameraman berbayar. Selain ide konservatif semacam jualan susu jahe dan mie instan dari pantry, beberapa awak office boy bahkan berinisiatif membuka jasa pijat yang mampu menghasilkan donasi sebesar Rp 1,6 juta selama dua minggu.
“Inilah the beauty of kerjasama. Kita kerahkan semua resources untuk menghasilkan,” timpal Tyas dari departemen social media. “Ini adalah tentang team work, leadership, entrepreuneurship dan jiwa sosial. Di sini kita bekerja bukan semata masalah uang. Jadi nilai -nilai dan kredo Putra Sampoerna benar-benar kita rasakan,” lanjutnya.
Secara umum, menurut Sandra, objektif event internal PR itu tercapai terutama objektif terjalinnya bonding antar karyawan. Visi dan misi perusahaan berhasil dijiwai semua karyawan secara nyata yang bisa dilihat berdasarkan laporan hasil post mortem di antara mereka mengenai pelajaran apa yang berhasil dipetik selama event. Sekat-sekat komunikasi antar level organisasi juga bisa diterabas karena pegawai level bawah menjadi lebih bebas berkomunikasi dengan atasannya, bahkan dengan level BOD. Manajemen juga bersikap menjadi lebih terbuka terhadap masukan para karyawannya.
Secara kuantitatif event tersebut berhasil mengumpulkan donasi sebesar Rp141 juta. Secara kualitatif, penyelenggara melakukan evaluasi melalui penilaian dalam beberapa kategori kompetisi. Antara lain ide ter-fun, ide yang bisa diterapkan dalam skala lebih besar ke masyarakat. Selain itu sudah tentu penghargaan bagi kelompok yang berhasil mengumpulkan dana terbesar. *
Market Learner Archive 
Tinggalkan komentar